يُتيح لك نظام OSOSS إنشاء فواتير مبيعات يدويًا بعد الدخول إلى لوحة التحكُّم الخاصّة بك. إليك الطريقة:
الخطوة الأولى: الدخول إلى صفحة الفواتير
بعد تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم، قم بالضغط على “المبيعات” الموجودة ضمن القائمة في رأس الصفحة، ثم اختر “الفواتير“ من القائمة الموجودة يمين صفحة المبيعات.
الخطوة الثانية: إنشاء فاتورة جديدة
لإنشاء فاتورة جديدة اضغط على “إضافة جديد” لتظهر لك صفحة خاصّة بتعبئة بيانات الفاتورة الجديدة. املأ الحقول المطلوبة؛ كالآتي:
- العميل: يُمكنك اختيار العميل من القائمة المُنسدلة، أو إضافة عميل جديد.
- رقم طلب الشراء (اختياري).
- الفرع: الفرع الذي سيتم إضافة قيمة هذه الفاتورة لمبيعاته.
- تاريخ الفاتورة: تاريخ إنشاء الفاتورة، والذي يقوم النظام بتوليده تلقائيًا، ويمكنك تغييره.
- تاريخ الاستحقاق: تاريخ دفع الفاتورة.
- إضافة المُنتج: زر لإضافة المُنتجات التي سيتم بيعها للعميل، ويُمكنك عند إضافتها تحديد كمية كلّ مُنتج، وتعديل الأسعار، وإضافة الضرائب، وإضافة خصم على المُنتج.
- المُلاحظات (اختياري): يُمكنك إضافة نصّ، صورة، رابط، مع إمكانية تنسيق الخطوط حسب الرغبة.
ثم اضغط “حفظ” لحفظ البيانات والانتقال للخطوة التالية.
ملاحظات:
- يُمكنك إضافة خصم على الفاتورة ثابت (بالعملة)، أو بالنسبة المئوية.
الخطوة الثالثة: قبول المُسودة
بعد الضغط على “حفظ” ستنتقل إلى صفحة معاينة الفاتورة التي قُمت بإنشائها. إذا كنت مُتأكّدًا من البيانات التي أدخلتها؛ يُمكنك الضغط على “قبول المسودة” لاعتمادها كفاتورة، أو اضغط على “تعديل” لتعديل البيانات.
الخطوة الرابعة: تحديد طريقة الدفع
بعد اعتماد المسودة عليك تحديد طريقة دفع الفاتورة للعميل؛ إمّا عبر اختيار بوابات الدفع الالكتروني، أو عبر الدفع اليدوي (كاش).
وبعد الاختيار اضغط “التالي” للانتقال إلى الخطوة التالية.
ملاحظات:
- يُتيح لك نظام OSOSS إضافة طرق دفع مُتنوّعة لعملائك عبر متجر التطبيقات.
- يُمكنك تعديل طرق الدفع عبر الضغط على “تعديل”.
الخطوة الخامسة: إرسال الفاتورة (اختياري)
بعد تحديد طرق الدفع للعميل في الخطوة السابقة؛ ستُصبح الفاتورة جاهزة للإرسال. يُمكنك إرسالها إلى العميل عبر الضغط على “إرسال الفواتير”؛ لتظهر لك صفحة خاصّة ببيانات الإرسال. املأ الحقول المطلوبة؛ كالتالي:
- القيمة: قيمة الفاتورة تتحدّد تلقائيًا عند اختيار المُنتجات، ولكن يُمكنك تعديلها.
- إرسال بالبريد الالكتروني: إذا كنت ترغب في إرسال الفاتورة عبر البريد الالكتروني، فعّل خيار “إرسال بالبريد الالكتروني”، وقُمْ بكتابة عنوان البريد الالكتروني للعميل في الحقل الخاصّ به، ثمّ اكتب الرسالة المطلوبة (يُمكنك تعديل موضوع الرسالة واسم الملف).
- إرسال بـِ SMS: إذا كنت ترغب في إرسال الفاتورة عبر الرسائل القصيرة، فعّل خيار “إرسال بـِ SMS“، وقُمْ بكتابة رقم الهاتف المحمول الخاصّ بالعميل في الحقل الخاصّ به، ثمّ اكتب الرسالة المطلوبة (تأكّد من كتابة رقم هاتف صالح وصحيح).
ثمّ اضغط “إرسال”.
الخطوة السادسة: تسجيل دُفعة (اختياري)
في هذه الخطوة يُمكنك تسجيل دُفعة يدويًا في حال قام العميل بالدفع عبر الضغط على “تسجيل دُفعة”؛ لتظهر لك صفحة خاصّة ببيانات تسجيل الدُفعة. يُمكنك تسجيل البيانات المطلوبة كالآتي:
- تاريخ الدفع: تاريخ إتمام الدفع.
- القيمة: قيمة المبلغ المدفوع.
- طريقة الدفع: تحديد طريقة الدفع (نقدي أو إلكتروني).
- حساب الدفع: الحساب الذي ستُضاف إليه الدُفعة.
- خانة الملاحظة (اختياري).
ثمّ اضغط “حفظ”.
ملاحظات:
- للحصول على الدُفعة في الوقت المُحدّد؛ يُمكنك الاستفادة من ميّزة جدولة مواعيد تذكيرات الدفع للعمي عبر تفعيل المواعيد المُناسبة.
- يتم تعطيل التذكيرات في حال عدم وجود بريد الكتروني لعميلك في ملفه الشخصي.
- يُمكنك طباعة الفاتورة عند الضغط على “طباعة”، أو طباعتها بدون السعر عند الضغط على إشارة السهم الموجود بجانب “طباعة”، ثمّ الضغط على “طباعة بدون سعر”.
- يُمكنك تصدير الفاتورة إلى ملف PDF عند الضغط على “تصدير PDF”، أو تصديرها بدون سعر عند الضغط على إشارة السهم الموجود بجانب “تصدير PDF”، ثمّ الضغط على “تصدير بدون سعر”.
- يُمكنك طباعة مُلصق الشحن عبر الضغط على “مُلصق الشحن”.
- يُمكنك طباعة الإيصال عبر الضغط على “طباعة الإيصال”.
- لعرض الفواتير المسودَة، أو الملغية، أو المرتجعة، أو السريعة، أو الدورية (كلٍ على حدة)؛ يُمكنك اختيارها من ضمن القائمة الموجودة يمين شاشة المبيعات.
- لتسهيل البحث بين الفواتير، قُم بعرض الفواتير المطلوبة حسب حالتها من خانة “الحالة”، أو يمكنك الضغط على “فلترة الفواتير”؛ لفرز فواتيرك حسب: التاريخ، اليوم، الفرع، العميل، رقم الفاتورة، طلب الشراء، بوابة الدفع.
- يُمكنك تصدير جميع الفواتير إلى ملف Excel عبر الضغط على “تصدير الكل”، أو تصدير فواتير الصفحة الحالية عبر الضغط على “تصدير”.
أدوات تُساعدك في إدارة فواتيرك بشكلٍ أسرع:
| الأداة | الاستخدام |
 | لفلترة الفواتير وتسهيل الوصول للفاتورة حسب التاريخ، اليوم، الفرع، العميل، رقم الفاتورة، طلب الشراء، بوابة الدفع. |
 | لعرض بيانات فاتورة مُعيّنة |
 | لعمل تعديلات على فاتورة مُعيّنة |